27 stycznia 2026 r. weszła w życie podpisana przez Prezydenta RP ustawa z dnia 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
Celem nowelizacji jest uproszczenie i uporządkowanie niektórych regulacji Kodeksu pracy dotyczących m.in.:
- wykorzystania postaci elektronicznej przy wybranych czynnościach z zakresu prawa pracy,
- terminu wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy,
- zwiększenia reprezentacji pracowników przy ustalaniu spraw związanych z ZFŚS u pracodawców, u których nie działają związki zawodowe.
Dokonywanie określonych czynności w postaci papierowej lub elektronicznej
Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza możliwości wykorzystania postaci elektronicznej przy wybranych czynnościach z zakresu prawa pracy, np. przy składaniu wniosku o urlop bezpłatny. Dopuszczenie postaci elektronicznej oznacza, że taki wniosek będzie można składać także poprzez wiadomość sms, czy e-mail.
Wybór postaci papierowej lub elektronicznej, zamiast formy pisemnej będzie dotyczył:
1) przekazania informacji o monitoringu – art. 222 § 8 k.p.,
2) przekazania informacji o warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę – art. 231 § 3 k.p.,
3) konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową – art. 38 § 1 i § 2 k.p.,
4) sporządzenia rozkładu czasu pracy – art. 129 § 3 i § 4 pkt 3 i 4 k.p.,
5) wniosku o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy – art. 142 k.p.,
6) wniosku o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy – art. 143 k.p.,
7) wniosku o zastosowanie systemu pracy weekendowej – art. 144 k.p.,
8) wniosku o zastosowanie rozkładu czasu pracy, o którym mowa w art. 1401 k.p., czyli ruchomego czasu pracy – art. 150 § 5 k.p.,
9) wniosku o udzielenie czasu wolnego w celu załatwienia spraw osobistych – art. 151 § 21 k.p. zdanie pierwsze,
10) wniosku o udzielenie czasu wolnego za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych – art. 1512 § 1 k.p.,
11) wniosku o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy – art. 1517 § 6 k.p.,
12) wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego – art. 174 § 1 k.p.,
13) wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego na czas pracy u innego pracodawcy – art. 1741 § 1 k.p.,
14) instrukcji i wskazówek pracodawcy w zakresie zaznajomienia pracowników z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy – art. 2374 § 3 k.p.
Termin wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy
Zgodnie z art. 171 § 1 Kodeksu pracy w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. W ustawie zmieniającej Kodeks pracy doprecyzowano, że pracodawca będzie dokonywał wypłaty ekwiwalentu pieniężnego w tym samym dniu, w którym wypłacane jest wynagrodzenie za pracę. Jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia przypadłby przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, wypłata ekwiwalentu pieniężnego nastąpi w terminie 10 dni od tego dnia. Jeżeli ustalony w ten sposób termin wypłaty ekwiwalentu będzie dniem wolnym od pracy, ekwiwalent będzie wypłacany w dniu poprzedzającym ten dzień.
Zmiany w ZFŚS
Nowelizacja ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych uporządkowała regulację w zakresie reprezentacji załogi w sprawach dotyczących tego funduszu. Zmiany sprowadzają się do tego, aby pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa uzgadniał postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie wysokości odpisu na fundusz socjalny lub jego nietworzenia, a także regulamin zfśs z pracownikami (minimum dwoma) wybranymi przez załogę do reprezentowania jej interesów.
